Im Gegensatz zu Excel lassen sich Tabellen in Access verknüpfen, indem man Beziehungen einrichtet. Dazu wird ein Feld (in seltenen Fällen auch mehrere Felder) ausgewählt, das den Datensatz eindeutig bestimmt, also dessen Inhalt in der gesamten Tabelle nur ein einziges Mal vorkommen kann.

Nun wählt man ein Feld aus einer zweiten Tabelle, das den Inhalt aus der ersten Tabelle aufgreift und so als zugehörigen Datensatz kenntlich macht.

Beispiel: Ein Kunde ist durch eine Kundennummer eindeutig bestimmt. Eine zweite Tabelle nimmt dessen Aufträge auf. Um die Zugehörigkeit kenntlich zu machen, wurde ein Feld angelegt, das ebenfalls die Kundennummer enthält.

Es gibt Tabellen, in denen eine 1:1 Beziehung hergestellt wird, also zu jedem Datensatz der Primärtabelle gehört maximal ein Datensatz der Sekundärtabelle.

Der häufigere Fall sind 1:n Beziehungen, das heißt zu einem eindeutigen Datensatz der Primärtabelle können beliebig viele Datensätze der Sekundärtabelle gehören.

In SQL-Server beispielsweise sind auch n:n-Tabellen möglich. Access bietet diese Möglichkeit nicht. In diesem Fall muss man hier zu Hilfskonstruktionen greifen.

Und was bringt jetzt eine solche Verknüpfung?

Wenn eine Datenbank sehr viele Daten enthält und diese über Jahre bearbeitet werden, neue hinzugefügt, andere gelöscht oder bearbeitet werden, kann es zu Inkonsistenzen kommen, das heißt, es gibt zum Beispiel Aufträge, deren zugehöriger Kunde zum Beispiel gar nicht mehr in der Tabelle steht.

Dergleichen kann man mit Beziehungen verhindern, indem man zum Beispiel angibt, dass beim Löschen untergeordnete Datensätze mit gelöscht werden sollen.

Tabellenverknüpfungen

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