“Bei uns tut es noch der alte Zettelkasten. Der erfüllt den selben Zweck.” Oder: “Wir arbeiten mit Excel, da können wir auch alles auswerten.”
Richtig oder falsch?
Das kommt ganz auf die Aufgabenstellung an. Bei einem Betrieb, der fünf Kunden hat, kann ein Zettelkasten durchaus die Methode der Wahl sein. Und bei zwanzig Kunden würde ich auch eher eine Exceltabelle favorisieren.
Aber was ist mit einem immer größer werdenden Kundenstamm? Wenn es mal nicht mehr zwanzig Kunden sind, sondern fünfhundert? Wenn zu den Kunden nicht nur Adressdaten gespeichert werden, sondern auch die Aufträge?
Wo ist das Problem, werden Sie jetzt sagen.
Excel speichert in jeder Zeile jeweils einen Datensatz, sprich einen Kunden. Aber die Kunden vergeben vielleicht nicht nur einen Auftrag, sondern zwei oder fünf oder fünfzig. Meist wird zu der Lösung gegriffen, unter dem Kunden Leerzeilen einzufügen und die Aufträge da einzuordnen.
Wenn Sie jetzt versuchen, die Tabelle zu sortieren, wird ein riesengroßes Chaos entstehen.
Gut, kein Problem, dann schreibe ich vor jeden Auftrag den kompletten Kunden. Dann sortiert er richtig.
Jetzt möchten Sie die Datensätze zum Erstellen eines Serienbriefes verwenden. Sie ahnen, was passiert? Richtig! Er erstellt denselben Serienbrief zigmal.
Was Sie brauchen, ist eine Datenbank mit einer Tabelle für die Kunden, einer Tabelle für die Aufträge und einer Beziehung, die die Aufträge dem jeweiligen Kunden zuordnet. Eine solche Struktur verkraftet auch weitere Tabellen, die zum Beispiel die Teilnahme an Aktionen festhält, die das Verwalten von Artikeln oder Dienstleistungen erlaubt, die Abrechnungen ermöglicht und und und …
Diese Datenbank bildet das das sogenannte Backend einer Datenbankanwendung.